Una de las mejores herramientas para la toma de decisiones son las reuniones de trabajo. Por ello, la idea de realizar reuniones laborales es para mejorar la comunicación interna, lograr conclusiones concretas, acordar estrategias productivas y eficaces que ayuden a alcanzar las metas de la empresa. Sin embargo, en muchos casos eso no sucede y el tiempo de la reunión pareciera ser totalmente perdido. Eso ocurre, porque la mayoría de veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados. A continuación, 5 consejos para organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa.

1. Planificación: Informa con anticipación la realización de la reunión. Es imprescindible que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo, a través de un e-mail, que contenga el día, hora y los temas que se discutirán. Elabora un plan que contenga todos los aspectos que se van a discutir en la reunión, esta agenda de contenidos permitirá ajustar los tiempos y evitar que en plena reunión se hablen temas que no interesan o se olviden otros importantes.

2. Exigir puntualidad a los asistentes: Una vez que hayas enviado el correo, es necesario recalcar la puntualidad de llegada a la reunión, se debe insistir en este aspecto porque así será posible discutir los temas agendados sin extender demasiado la reunión. Asimismo, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 09:00 am que es cuando el día recién empieza, o después del almuerzo, aproximadamente 03:00 pm y lo ideal es que no superen los 45 minutos de duración.

3. Manejar la reunión con humor: La reunión laboral debe ser un lugar de discusión positiva y no un encuentro con colaboradores molestos y desmotivados. Por lo tanto, es necesario romper el hielo y manejar las reuniones con humor. Debes saber identificar cuando la audiencia necesita relajarse un poco y cuando se sienten incómodos. De esta manera, es bueno que el moderador sea algo histriónico, ya que una persona que juega con la voz, gesticula y tiene una voz fuerte, tiende a captar mejor la atención de los asistentes.

4. Evitar monólogos: La reunión debe ser efectiva, dinámica y rápida. Sin embargo, esto dependerá en gran medida del expositor, que también deberá mostrar liderazgo y completa seguridad de sí mismo, evitando caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, porque terminarán por volver tedioso el encuentro. Por ello, deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes pauteadas con anterioridad, para así evitar ser agresivo al exponer e insistir con sus propias ideas, sin considerar la opinión de los demás.

5. Anotar los temas tratados en la reunión: Es esencial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que de esa forma se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Además, que el expositor tome nota, demuestra interés hacia los asistentes, quiénes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Por lo tanto, lo ideal será que después de la reunión, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.

Ya lo sabes, sigue estos consejos para realizar reuniones laborales efectivas.