Noticias

4 Tips para lograr una reunión de trabajo efectiva

Por  | 

Emprendedor, muchas veces en las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo cual hace que sean poco efectivas y el principal culpable de la inapropiada gestión del tiempo a veces es la falta de organización y priorización. Sin embargo, para evitar estos inconvenientes es necesario que las personas encargadas de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente.

El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla, entre ellas pueden estar, dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones o definir los objetivos que se pretenden alcanzar. Pero se debe planear con anticipación, ya que una reunión de trabajo resulta económicamente costosa para la empresa.  A continuación, 4 consejos que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo.

1

1. Previa a la reunión:

Prepárala con un tiempo determinado.

 Elige adecuadamente a las personas que participarán, porque solo debes escoger a aquellas personas que su presencia es imprescindible.

  Crea una planificación de la reunión. En ese documento especificarás el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán y los tiempos que se dedicarán a cada caso.

 Invita con anticipación suficiente a los asistentespara que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.

 Envía la planificación a todos los participantes.

2

2. Durante la reunión:

• Empezar a tiempo, ya que la puntualidad es un aspecto fundamental, por eso debes tratar de comenzar y acabar a la hora pactada.

 Brinda los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.Aquí tienes que indicar la importancia de los temas que vas a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden alcanzar y además, proponer el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.

 Sigue la estructura previsto en el plan. Intenta seguir paso a paso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evita tratar temas no considerados en la planificación.

 El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto muy importante es que incite a hablar a los participantes, ya que es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta manera se sacará más provecho a su asistencia.

 No permitas que los asistentes se impongan y acaparen la reunión, porque eso podría afectar al clima positivo de comunicación y cooperación que se debe tratar crear y mantener.

Real life businesspeople shot on location. Since these locations are the real thing, and not shot in an "office studio", high ISO levels are sometimes needed to catch the moment. The ISO range is between 250-600 so it should be fine for most usage cases. Most people won't notice anything really, but if you are a nerd like us, you can see a little noise.

3. Al finalizar la reunión:

 Debes dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias o comentarios.

 Resume las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adquiridos.

 Agradece la participación de los asistentes.

4

4. Posterior a la reunión:

• Realizar un resumen de la reuniónpara que se envíe a todos los participantes durante los próximos días. Este resumen debe considerar si se ha conseguido cumplir los objetivos previamente establecidos, las tareas que se hayan encomendado a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes y los acuerdos fijados.

Ya lo sabes, sigue estos pasos para que realices un reunión de trabajo positiva.