Emprendedor, muchas veces en las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo cual hace que sean poco efectivas y el principal culpable de la inapropiada gestión del tiempo a veces es la falta de organización y priorización. Sin embargo, para evitar estos inconvenientes es necesario que las personas encargadas de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente.

El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla, entre ellas pueden estar, dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones o definir los objetivos que se pretenden alcanzar. Pero se debe planear con anticipación, ya que una reunión de trabajo resulta económicamente costosa para la empresa.  A continuación, 4 consejos que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo.

1. Previa a la reunión:

• Prepárala con un tiempo determinado.

• Elige adecuadamente a las personas que participarán, porque solo debes escoger a aquellas personas que su presencia es imprescindible.

•  Crea una planificación de la reunión. En ese documento especificarás el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán y los tiempos que se dedicarán a cada caso.

• Invita con anticipación suficiente a los asistentespara que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.

• Envía la planificación a todos los participantes.

2. Durante la reunión:

• Empezar a tiempo, ya que la puntualidad es un aspecto fundamental, por eso debes tratar de comenzar y acabar a la hora pactada.

• Brinda los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.Aquí tienes que indicar la importancia de los temas que vas a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden alcanzar y además, proponer el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.

• Sigue la estructura previsto en el plan. Intenta seguir paso a paso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evita tratar temas no considerados en la planificación.

• El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto muy importante es que incite a hablar a los participantes, ya que es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta manera se sacará más provecho a su asistencia.

• No permitas que los asistentes se impongan y acaparen la reunión, porque eso podría afectar al clima positivo de comunicación y cooperación que se debe tratar crear y mantener.

3. Al finalizar la reunión:

• Debes dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias o comentarios.

• Resume las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adquiridos.

• Agradece la participación de los asistentes.

4. Posterior a la reunión:

• Realizar un resumen de la reuniónpara que se envíe a todos los participantes durante los próximos días. Este resumen debe considerar si se ha conseguido cumplir los objetivos previamente establecidos, las tareas que se hayan encomendado a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes y los acuerdos fijados.

Ya lo sabes, sigue estos pasos para que realices un reunión de trabajo positiva.